Verkkopalvelun kilpailuttaminen

Internet verkkopalvelut WordPress



Aiheesta on toki kirjoitettu paljon, mutta ajatus heräsi jälleen esille yhden viimeaikaisen projektin myötä.

Kilpailuttaminen on monelle vaikeaa, kun ei edes tiedetä mitä ollaan tekemässä. Tämä on suurimmassa osassa hankkeita lähtökohtana. On jonkinlainen ajatus siitä, mitä pitäisi saada aikaan, mutta asioita ei ole vielä jäsennelty tarkasti, vaan kumppanilta halutaan myös ideoita aiheeseen. Tämä on sinänsä lähtökohtana hyvä, jolloin myös valittu toimija saa antaa osaamistaan projektin käyttöön.

Kilpailutetaan kiinteään hintaan, mutta tehdään agilella menetelmällä

Agile, ketterä kehittäminen, ingrementit ja sprintit. Siinä jo lista termeistä, jotka taipuvat huonosti kiinteähintaiseen projektiin. Jos sinulla on tarkka budjetti, kannattaa ihan tosissaan miettiä että mikä on projektin toimitusmalli. Samaan tapaan tätä tulisi teknisten toteuttajien pohtia vakavasti. Onko toimitusmalli sellainen, että se antaa mahdollisuuden joustaa halutuista toiminnallisuuksista? Entä jos co-creation prosessin lopputuloksena alkuperäinen ajatus muuttuu huomattavasti ja se vaikuttaa projektin kokoon, mutta rahaa on edelleen se sama alkuperäinen määrä käytössä?

Projektinhallinta ja ns. scopen pitäminen oikean kokoisena on monesti vaikeaa. Toivelistaan alkaa kertyä asioita, mutta niiden toteuttamiseen ei ole rahaa. Samaan aikaan vaaditaan, että alkuperäisen sopimuksen vaatimuslista täytetään, vaikka design sprinttien aikana iso osa toiminnallisuuksista on todettu käyttäjille turhiksi.

Ei ole helppo tilanne. Ei asiakkaalle, eikä toimittajalle.

Avoin budjetti heti alussa

Liian harva tilaaja uskaltaa kertoa käytössä olevaa rahaa. Budjettia yritetään pitää vakan alla mahdollisimman pitkään ja siitä puhuminen on sellaista hiirileikkiä tilaajan ja toimittajan välillä.

Yleensä on paljon fiksumpaa kertoa heti alussa, että minkälaisella rahasummalla ollaan liikenteessä. Se ensinnäkin tekee jo heti karsintaa siitä, että kenen kanssa keskusteluja aletaan käymään. Ei iso IT-alan toimija lähde edes palaveriin kanssasi, jos projekti on alle 50.000 euroa. Aika moni alkaa kiinnostua vasta kun vuositasolla laskutus on asiakkuudesta 100.000 euroa. Pienemmille toimijoille 10.000 euron projekti on jo ihan kannattava ja mielenkiintoinen.

On siis täysin turhaa piilotella käytössä olevaa budjettia. Se on kuitenkin jollakin tasolla määritelty useassa tapauksessa, joten avoimuus tässäkin kohdassa johtaa parempaan lopputulokseen.

Projektimalli aina asiakkaan mukaan

Itse vierastan suuresti sitä, että jokaisen asiakkaan kanssa kuljetaan samanlainen prosessi läpi. Jokainen organisaatio ja jokainen hanke on sillä tavalla omanlaisensa, että hyvään lopputulokseen vaaditaan aina sopivanlaista joustoa. Viikon design sprint voi toimia jossakin, kun taas toisaalla se on täysin väärä tapa alkaa etenemään.

Olen myös itse sortunut aikaisemmissa työpaikoissa siihen, että jokainen projektisuunnitelma rakentui aina kahdeksasta työpajasta. Nyt viimeisen kahden vuoden aikana, kun olemme itse päättäneet asiakkaiden kanssa yhdessä sopivan mallin, on vältytty niin turhilta palavereilta kuin liian raskailta prosesseilta. Ilmavuus ja jousto antaa mahdollisuuden keskittyä projekteissa olennaiseen ja se säästää monessa tapauksessa hermoja ja rahaa.

Mistä sitten tiedät, että mikä malli teillä toimii? Asia koostuu seuraavista vaikuttajista; palvelun laajuus, käyttäjien monimuotoisuus, teidän organisaatiorakenne, määrittelyn tarkkuus, teknologia, toimittajan kyky ja käytössä oleva raha. Näitä arvioimalla, pystytään jo aika helposti hahmottamaan, että paljonko hanke vaatii projektinhallintaa, käytettävyystestausta, käyttäjien palautetta, organisaation sitouttamista, päätöksentekoa ja eri sidosryhmien ja integraatioiden huomioimista.

WordPress and no WorkStress

Varoitus, tästä kohtaa alkaa meidän kehuminen. Kun aikanaan Moretagia on perustettu, oli ajatuksena tehdä monta asiaa eri tavalla. Tästä syystä esimerkiksi tuotteistimme omia sisäisiä prosessejamme palvelemaan WordPress-projekteja. Olemme määritelleet valmiiksi yleisimmät toiminnallisuudet ja logiikan jolla ne rakennamme, jotta sisällöntuottajan arki olisi mahdollisimman helppoa. Moretag Flexbox antaa mahdollisuuden sisällöntuottajalle luopua perinteisistä sivupohjista ja luoda itse helpommin tarvittavia sisältökokonaisuuksia. Moretag BlackBox taas varmistaa, että palvelua tehdään sen oikealla kohderyhmälle.

Halusimme tehdä asioista siis helpompia ja selkeämpiä.

Mikä tämän kaiken kääntöpuoli on? Ihan rehellisesti, koko toimintamallimme on saanut sen verran hyvän vastaanoton, että kipuilimme vuoden 2018 resurssien kanssa. Asiakkaita tuli ns. ovista ja ikkunoista, joten osan kanssa tuli varmasti pettymyksiä. Halusimme palvella kaikkia asiakkaita, mutta tunnit eivät joka kohdassa riittäneet. Sen takia, teimme muutoksia omaan toimintaamme ja parannamme prosesseja saamamme palautteen pohjalta, jotta vuosi 2019 onnistuu vielä paremmin.

Tavoitteena on edelleen helpottaa asiakkaidemme stressiä ja hoitaa asioita heidän puolestaan fiksusti. Autamme asiakkaitamme kilpailuttamaan projekteja, löytämään sopivia kumppaneita, tai rakentamaan meidän kanssamme uusia konsepteja ja digitaalisia palveluita.

Mitä tästä kaikesta pitäisi muistaa?

  • Mieti paljonko sinulla on aidosti aikaa ja rahaa
  • Hyvän kumppanin valintaan kannattaa käyttää aikaa
  • Älä suostu samaan prosessiin kuin muut
  • Luota kumppaniin jonka valitset, mutta älä sokeasti

Tsemppiä siis oman verkkopalvelun kilpailuttamiseen. Kannattaa muistaa, että palvelun toimittajat tekevät hankkeita kymmenen vuodessa, kun valtaosa tilaajista tilaa niitä kerran kymmenessä vuodessa. On tärkeää, että puhutte samaa kieltä ja ymmärrätte yhdessä, että mitä olette tekemässä.




Janne Gylling

Creative/Partner



Sinua voisi myös kiinnostaa nämä sisällöt